慈濟大學一0一學年第一學期快樂健康社會議記錄
【社內常會】
日期
|
101/12/23
|
時間
|
08：00～10：00
|
地點
|
慈大校本部
A109
|
主席
|
楊佳寧
|
紀錄
|
梁聖雅
|
||
應到人數
|
11人
|
實到人數
|
9人
|
缺席人數
|
2人
|
出席人員
|
|||||
缺席人員
|
鄭雅筠、鄭宇倫。
|
||||
會議大綱
|
|||||
一、
主席致詞
二、
各組檢討
三、
散會
|
|||||
決議內容
|
|||||
一、各組檢討
器材組
1. 物資掌握不足，導致每次在活動前才臨時購買物資。
改進方式：下次於學期初應掌握目前物資，並清點每次活動後消耗多少及需要再購入多少物資。
2. 未在活動前招開組內會，導致組內資訊流通不足。
改進方式：下此會在活動前2-3天開組內說明會，最晚會在前一天開組內會告知，讓活動更順利進行。
3. 組內訓原定要辦兩次，但是因為未在學期初安排好時間以及邀請講師，導致只舉辦一次組內訓。
改進方式：下次在安排好時間要在加上確認講師是否可以上組內訓。
總務組
1. 有跟各組訂定繳交當次活動的收據期限，可能因為訂定期限太早，導致未在期限內繳交。
改進方式：下學期會告知各組如何統整收據，並請各組提早完成。
2. 活動前後經費有些都未用完，導致跟原先申請金費有差距。
改進方式：在活動前告知活動負責人這次活動可以花多少錢，請活動負責人在運用資金可以再思考，盡量花費到當初所估的預算內。
3. 收支表都未確實把帳記進去電子檔，導致帳目不清楚。
改進方式：在每次有收支項目時，馬上記錄在記帳本上，並每日統整完用成電子檔，上傳到雲端，使財務公開化。
【指導老師建議】總務占社團很重要的位置，作為一個社團要有計劃增加收入，不是申請到多少經費就花多少吃多少，有本錢申請到這麼多錢都要用到這麼多，寒假營隊先靠社內的經費，所以很多部分還是需要大家活動還有經費的時候多規劃。為什麼每次要經過設計不一樣的課程再給小朋友，這也是有我們的付出在裡面，社團在用在社團服務上花費很多金額，付出的方式是讓營隊這邊的小朋友不會讓它們愧疚，讓他們有所學習。
1. 有計劃增加收入。
2. 組內訓的部分，編列各組組內訓的預算，規畫人才培育有申請一些小經費可以使用。
3. 會報才知道社費剩下多少，平常核銷先給正副社長看過，再繳交出去。
文書組
1. 有時候海報進度跟課業有衝突，導致海報進度拖延。
改進方式：下次應在學期初設計好版型，避免學期中太多活動有所衝突。
2. 原定組內會無法確實執行。
改進方式：下次可以改在晚上用網路化方式招開線上會議。
3. 軟體剪接能力須加強。
改進方式：多嘗試剪輯軟體，並招開組內訓學習期能力。
4. 當初申請洗照片金費不會用到這麼多，不知是否要精簡。
改進方式：
(1) 下學期在估學期總預算時，與總務評估到底需要多少金費合適。
(2) 多洗社員照片送給參與活動的社員。
(3) 以第二點做建議：上社團FB幫她得照片做美編，這也不用花到錢。
【指導老師建議】網路組的規劃、影片上傳的空間、場記記出來的場記功效有些需要調整的地方。網路組可以將會報記錄建置在部落格上，設一塊做公布結果，運作狀況透明化；場記是觀察大家互動學習細節的部分，場記也可以看錄影檔做記錄就可以了。
活動組
1. 這學期活動行程太晚出來。
改進方式：下學期進度於期初出來，並按照進度去執行。
2. 組內回報進度不流通。
改進方式：
(1)
無法完成進度應將東西分工出去。
(2)
無法在期限內繳交，要給器材組一個期限
3. 組內資訊不流通。
改進方式：緊急事件用電話取代郵件。 以電話通知為主，並重複自己應做的事情，以達到已知資訊也擁有共識。做完也要回報進度。
【指導老師建議】
(1)
下學期如果大家還是第8節有課，場部的部分要思考解決方案。
(2)
活動計劃書，所有活動期初前兩個禮拜就寫完，因為都是固定的流程，裡面只差怎麼串場跟包裝，社課在邀請講師上可在學期初就邀請完畢。
公關組
1.活動的邀請，夥伴一個拉兩個，fb po版邀約活動資訊。
2.Allpass糖製作，邀請大家一同參與、寢室一起做，為一個生產線。
3.邀請卡晚發。
改進方式：在期初設好邀請卡並給正副社看過。
【指導老師建議】
公關的目的:凝聚社員感情、和其他團體接洽(少了名片作為交流用)、去到外面多看看不錯的課程提供給正副社長，提供自己的能力，交通費社費可以補助多多曾取課程。
正副社的檢討
1.平常沒事時關心正副社，定期小小聚餐聊聊天。
2.組內訓都有招開組內訓，下學期希望開給學弟妹，獲各組技能更佳勤奮。
機構
1.人配po版無法在一個月完成?
改進方式：活動都在一星期前完成，應該在活動的上一次就排好人配(不用給正副社看，在學期末就可以先定案下學期各堂課主題跟分配，入組的學弟妹、正副隊長應去確認當天要使用的器材是否用好、主持人應在活動時讓夥伴去)。
2.活動企畫書遲交
國小
1.一開始建立好工作人員幹部建立默契，下學期繼續保持。
2.企劃書格式未給，導致企畫書混亂。
改進方式：下學期應在一開學就給予企畫書格式。
3.在第四次之後有讓學弟妹入組嘗試，但未訓練到，只學到皮毛。
改進方式：下學期讓每一位學弟妹入組刀實習組員，學習更多組內事務。
4.主持人驗稿未排三次以上導致上台時太緊張。
改進方式：下次提早公布人配名單及驗稿時間，讓主持人可以充分準備。
5.事中有些小朋友被老師留下來，導致有些夥伴不知道要做什麼。
改進方式：讓活動負責人看現場狀況，安排事情給學弟妹做，避免沒有事情。
6.設計活動未考慮到和小朋友一個月都沒見到面，導致他們很失控。
7.長關每次心得分享完都會邀請學弟妹參加活動，下學期繼續保持。
8.分享完有交手語歌的表演，讓學弟妹充分練習，下學期繼續保持。。
9.最後一次未確認和國小高主任確認可否在服務，在下學期初去找主任確認。
10成果檔案回收太晚給總務導致造成總務困擾。
改進方式：下學期每次長關結束後，就完成成果檔案。
【指導老師建議】內部組織執掌，整個服務隊更組織化。
|
|||||
紀錄簽章
|
主席簽章
|
指導老師簽章
|
|||
沒有留言:
張貼留言