慈濟大學一0一學年第一學期快樂健康社會議記錄
【社內常會】
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日期
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101/10/23
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時間
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19：00～21：00
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地點
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慈大校本部L201
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主席
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楊佳寧
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紀錄
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梁聖雅
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應到人數
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11人
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實到人數
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11人
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缺席人數
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0人
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出席人員
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蔡欣庭、鄭雅筠、林子瑄、陳榆婷、吳昭儀、黃仲瑜、鄭宇倫、黃政欣、楊昕宥、梁聖雅、楊佳寧。
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缺席人員
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無。
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會議大綱
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一、
主席致詞
二、
每月各組會報 (附件)
三、
營隊各組確認事項
四、
問題與討論
五、
臨時動議
六、
下次開會時間
七、
散會
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決議內容
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一、每月各組會報 (附件)
【指導老師建議】
會報各組需修改的部分
器材組
A. 會報內容若已完成，說明改進方式。
B. 製作庫房借用東西的表單，由其要注意消耗品的部分，有少就要補，如果是服務隊可請他們自己補或是量不夠了統一跟總務說，拿錢後再去買。
總務組
A. 支出是否符合預算，若不符，原因為何，須對負的預算做解釋，以及提醒下次活動負責人可使用經費。
B. 支出超過的金額是否有補回來，用哪邊的預算補。
C. 讓大家知道各活動的預算，不能一直做假帳。
D. 列出核銷發票、圖說、檢討各負責人繳交日期，並和進度做比對。
公關組
A. 把近期活動報告清楚，ex:歐趴糖的發送、分配和社聚是哪時候、要去哪裡。
文書組
A. 請大家配合的事項，放進改進方式中。
B. 要和組員充分討論，並讓組員充分了解後，再打入會報中。
C. 檔案本的會報內容應該依據看的對象不同，將每一本的內容獨立，不應該全部和在一起報。
長關機構
A. 在開會之前要確認格式無誤，避免報告時其他成員看不懂。
B. 表格中應再加入實際完成時間，方便對照前後差異。
C. 歐趴糖的製作規劃以社內版本為主，需做事前詢問有無人力協助需求。
D. 人才培育有增加會議紀錄人員，可是沒有完整規劃每次紀錄人員與開會時間。
E. 期中審核細項(目前需要確認、規劃的有)
i. 告知負責人收齊資料的時間，並與各組長告知協助催討資料。
ii.正副隊長要將審核的細項條列清楚，給正副社長與指導老師審核。
F. 成果發表的規劃
i. 形式：並在期末大會？兩組成發？與其他服務性社團合辦？
ii.內容：成果發表要呈現的內容有甚麼？
G. 課程進度的編排改為各组進度的表格填寫，更清楚知道每個組別的進度。
長關國小
A. 集氣效果如何檢驗成效。
B. 六次不要都是同個人，要發包下去，還有把「目標完成率」改成「完成日期」。
C. 如果讓大一夥伴入組，希望他們學到什麼？幹部是否有這能力？
D. 製作職責sop。
E. 要和文書組溝通哪時繳檔案本交給社內文書？
F. 每次歸回器材時，不把庫房弄亂這點加入在器材組必做的事情。
G. 長關只能有長關箱，如果要借其它東西需填寫器材借用表。
H. 成果發表可發表哪些、內容、型式?可把人才培育放進去。
二、營隊各組確認事項
總協
1. 招生地點、人數與日期。
2. 確認營隊各组進度與目標。
3. 告知各組學員的組成(從哪些學校招收)、數量。
4. 確認場地狀況(需求表) 。
5. 場勘時間。
6. 確認招收的錢。
7. 採買需求。
總召
1. 跟總協確認招生狀況。
2. 一同前往服務單位進行接洽。
3. 報名表、行前通知單製作。
4. 工作人員招募人數。
課務
1. 營隊目標、完整版課表公佈+發包。
2. 場地需求告知生器組。
3. 開營劇本繳交進度、評估快健劇場是否可以產出或是沿用。
4. 營隊目標、進度表。
器材
1. 確認生活禮儀所要教導的內容。
2. 器材單格式。
3. 像課務確認每個場地借用、規劃。
4. 大型器材投單的進度與確認。
5. 營隊目標、進度表。
6. 場佈圖製作。
總務
1. 採買需求單期限。
2. 審查預算、需求是否合理。
3. 最後可花多少錢。
4. 報名收費評估。
企劃
1. 星期四繳交：場地需求、完整版課表。
2. 星期五繳交：進度表。
3. 開營戲劇大綱盡量於這禮拜交出。
4. 營隊目標、進度表。
文書
1. 海報製作、張貼時間。
2. 企劃書格式寄出。
3. 採買需求。
4. 營隊目標、進度表。
三、問題與討論
四、臨時動議
五、下次開會時間
六、散會
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紀錄簽章
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主席簽章
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指導老師簽章
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