1011學期會議紀錄_0925

慈濟大學一0一學年第一學期快樂健康社會議記錄

【社內常會】

日期	101/09/25	時間	18：30～20：00	地點	慈大校本部A109
主席	楊佳寧	紀錄	梁聖雅
應到人數	11人	實到人數	15人	缺席人數	0人
出席人員	黃政欣、楊昕宥、黃仲瑜、鄭宇倫、蔡欣庭、林子瑄、鄭雅筠、吳昭儀、陳榆婷、傅豊軫、楊佳寧、梁聖雅、謝嘉文、王書妤、郭羿彣。
缺席人員	無。
會議大綱
一、      主席致詞 二、      事項布達 三、      每月會報  (附件) 四、      問題與討論 五、      臨時動議 六、      下次開會時間 七、      散會
決議內容
一、事項布達     （一）格式統一：企劃書格式      (二)社內窗口          活動－聖雅          器材－祥龍          公關－佳寧          總務－富鎂          文書－巧昕     （三）提升開會效率 1.建立幹部之間以Gmail交流訊息，以提升開會效率。 2.開會前三天晚上22：00前，請活動負責人及組長寄出各組報告內容及進度。 3.開會前五天會寄出會議大綱，並請幹部確實回信，也記得回信禮儀喔！ 4.回信禮儀－收到信件，若信件內容與自己相關，請於24小時內回信。 回信內容須有以下內容： A.回覆已經收到信件，且已熟讀。 B.回覆目前進度或者即將規畫和實作，請給出具體日期。 例如：我已收到信件，並詳細閱讀完畢，於10/19(三)24:00以前繳交。 C.若對信件內容不清楚者，將疑問提出，由發信人再行回覆。 D.回信請記得最後要署名(要註明自己的名字)。 E.回信最前面請記得加上正式稱呼，避免使用暱稱或者太隨性之字眼。 F.收到信件，詳細閱讀後，請按「回覆所有人」，不僅寄件人了解你已收到信件外，組長或者組員也可以了解目前的狀況。 G.各組請將最新的決定內容或者信件，給佳寧、聖雅。才可以讓我們了解最新狀況並掌握大家的狀況，且信件最終決定才寄給指導老師。 （四）開設幹部成長課程 各組對於該組別所需具備基本的能力稍嫌不足，因此請各組自行討論所需培訓的課程，訂定時間，決定講師後，統整後，跟社長說，社長便會借用場地(以A棟教室為主，如講師有特別需求，並附註說明及想借用場地) 活動禮儀 每次的活動身旁都會有學長姐、指導老師，往後的營隊會有爸爸媽媽在一旁協助我們，讓我們不僅可以安心的學習，且讓活動更順利，然而學長姐、指導老師和爸爸媽媽，他們本身有自己的工作，都百忙中抽空的回來幫助我們，希望在這過程中，讓我們知道我們並不孤單外，也讓我們放心的去學習，他們的幫忙並不是「義務」，我希望我們的十七屆寶貝們能明白。 我希望在每次活動過後，當天由負責人寄一封mail或者在快健facebook表達我們的感謝，信件內容不需要過長或專業，發自內心，真誠的寫封感謝信，我相信學長姐、爸爸媽媽、指導老師會感受到我們的真心。           邀約學長姐禮儀 邀請學長姐協助時，請事先在2～3天前跟學長姐約時間，表示對學長姊的尊重。 （五）收據事宜 社團核銷 發票分為兩種：長條式的統一發票、二聯式統一發票。 (1)店家是開長條式的統一發票（光南、7-11），要打上學校統編08152423。 (大家可以把統編背下來喔) (2)店家開二聯式發票（書店等），請盡量拿空白的，並蓋上店章。假使無法拿空白的，就請店家在抬頭寫上慈濟學校財團法人慈濟大學即可。 接著，繳交統一發票給我的時候，請大家在統一發票的背面用鉛筆寫上以下6個項目：繳交者姓名、商品名稱、單價、數量、金額、用途。 例如: 9/9  黃政欣 用途：社課 簽到單 1(元)*3(張)=3元 回饋量表1*50=50元 共53元 如果沒有做到以上的工作，會統一退還發票。甚至如果是發票開錯、沒蓋店章等等，就必須去重開喔！     （六）菩薩任務 在每次開會或是信件或是主持人開場結語都可以送上一句靜思語給大家，或是場佈可以加入一些靜思語。 （七）期中出隊、一日營人配          集訓、期中出隊 組別 人配 總協 梁聖雅 總召 蕭羽筇 活動 蔡欣庭、鄭雅筠、吳旻澤 企劃 楊昕宥、林子瑄 器材 鄭宇倫、黃政欣、周祥龍 文書 吳昭儀、陳榆婷、楊佳寧 生活 黃仲瑜、徐有毅 一日營 組別 人配 總協 楊佳寧 總召 蕭羽笻 課務 鄭雅筠、林子瑄、楊昕宥、 蔡欣庭、梁聖雅 生器 黃仲瑜、黃政欣、鄭宇倫、 徐有毅 文書 陳榆婷、吳昭儀 二、每月會報 (附件) (一)社內各組報告(包含各組目標、各組工作進度表、人員配置) 正副社報告  【指導老師建議】 1.會報非替人規劃進度，而是監督，所以不應該幫檔案本訂定完成時間。 2.提出想法訂定機制，由各組組長會報。 3.達程度是以月計算，再以月差異提出做法。 4.提出組內資訊流通，那組外資訊該如何流通？(如何傳達訊息，建立幹部願意打開信箱及回復的態度)。 活動組報告  【指導老師建議】 1.人配通常會在臨時動議過後提出，或與各組跑小細流時提出，不會在會報上公布。 2.進度表的格式是由時間-工作事項-細項，可自行製作，最好有一張總表。 3.邀請講師要在一個月前，以電話邀約，再以郵件寄出詳細資料。 4.提出組內訓的細節，內容及講師。 文書組報告 【指導老師建議】提出改進方針，並將進度訂定出來。 器材組報告  【指導老師建議】 1.確認組內訓地點及訂定邀請講師確認的最後時間。 2.清點庫房器材，可以分配給各負責人，例如長關自行去清點所需器材。 公關組報告 【指導老師建議】 告知家族表的意義，並設計出家族表。 總務組報告 【指導老師建議】 1.   每次會報都列出花費清單。   2.列出各組預算，以免多出不必要的開支。 3.要購買文具器材前，先清點庫房，確認每次活動所需採購物品，做到事情規劃。 4.各活動所花費的總額要對各負責人。例如長關的花費就要找隊長。 5.總額預算法，分為可申請及不可申請的，例如膳食費，無不可申請的，要將每次膳食費預算降到最低。 (二)長期關懷各組工作報告(營運目標、總進度) 【指導老師建議】 下次請把會報資料準備好，呈現給大家看。 三、問題與討論：     1.園遊會事宜－攤位規劃、下庫房時間、記帳人員、人配、排班表。 規劃人：楊佳寧 2.09/30(日)中秋節參加人醫晚會 Ø 決定：取消，因性質不合。 3.社遊日期(10月6、7或10)，負責人 Ø 09/30中秋社聚，負責人：楊昕宥。 四、臨時動議     無。 五、下次會報時間     日期:10/23     時間:19：00-21：00    地點：L403 六、散會
紀錄簽章		主席簽章		指導老師簽章